Politique de confidentialité
de Groupe Reformulary

Ce que vous devez savoir à propos de notre engagement de protéger vos renseignements personnels.

Qu’est-ce que la confidentialité et pourquoi importe-t-elle?
La confidentialité va au-delà de la protection de l’information personnelle que vous nous fournissez en utilisant nos services ou notre site ou portail Web. Elle fait aussi référence à nos obligations à l’égard de la collecte, de l’utilisation et de la communication de cette information strictement pour l’objectif énoncé aux termes de la présente politique.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels.
Groupe Reformulary a pour mandat d’aider ses clients à maximiser la valeur de leur régime d’assurance médicaments. Dans le but de vous procurer ainsi qu’à nos clients les meilleurs services, il se peut que nous recueillions, utilisions ou communiquions des renseignements personnels à votre sujet. Notre politique de confidentialité établit des normes élevées en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels. De plus, nous faisons bien attention que ceux-ci demeurent exacts, confidentiels et en lieu sûr.

À notre politique de confidentialité s’ajoutent nos règles de confidentialité, notre déclaration de confidentialité en ligne ainsi que nos pratiques relativement à la gestion et à la protection des renseignements personnels.

La présente politique de confidentialité s’applique à l’information que vous pourriez fournir au moyen du site Web de Groupe Reformulary ou de son portail Web MédiGuide. Si vous avez des questions à son sujet, veuillez communiquer avec la personne qui en est responsable, par téléphone, au 416-519-9729, ou par courriel, à privacyofficer@reformulary.com.

Politique de confidentialité
Comment nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels

Nous ne vous demandons que les renseignements qui nous sont nécessaires
Nous ne recueillons que les renseignements qu’il nous faut compte tenu de l’objectif ci-dessous, dont nous vous avons informé. Nous ne les vendons en aucun cas.

Pourquoi l’information nous est-elle nécessaire?
En général, nous devons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour pouvoir :

• comprendre vos besoins,
• comprendre les besoins spécifiques de nos clients,
• analyser et interpréter l’information afin de maximiser la valeur des régimes d’assurance médicaments, et
• satisfaire aux exigences réglementaires ou contractuelles ainsi que mettre en œuvre des programmes de gestion de risques et des procédures liés à notre offre de services.

Nous veillons à ce que vous compreniez pourquoi il nous faut l’information en utilisant un langage clair et compréhensible.

Nous obtenons votre permission
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement.

Vous pouvez donner votre consentement verbalement ou par écrit, y compris par voie électronique, ou de façon implicite ou par l’entremise d’un représentant dûment autorisé.

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant, sous réserve des restrictions prévues par la loi et par tout contrat pertinent, moyennant un préavis suffisant.

Nous vous demandons votre consentement avant de recueillir ou de communiquer tout renseignement d’ordre médical vous concernant. Ces renseignements ne sont partagés avec nul autre, à moins que vous y ayez consenti.

Avant de communiquer des renseignements à des tiers, autres que des mandataires ou des fournisseurs de services qui en ont besoin, ou sauf si la loi l’exige ou que nous estimons qu’il le faut pour respecter la loi, nous vous demandons votre consentement et nous vous informons alors de l’identité de ces tiers, du type de renseignements que nous devons leur communiquer et de la raison pour laquelle nous le faisons.

Nous ne conservons l’information que pour une période limitée
Nous ne conservons les renseignements personnels à votre sujet en notre possession que pour la période nécessaire sur le plan légal et opérationnel.

Quand nous détruisons des renseignements personnels, nous utilisons des mesures de sécurité pour éviter que toute personne non autorisée y ait accès.

Nous protégeons vos renseignements personnels

Nous sommes responsables de l’information
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, y compris ceux qui ont été communiqués à un mandataire ou à un tiers fournisseur de services pour nous permettre de vous fournir un service. Dans certains cas, nos employés, nos fournisseurs de services et nos mandataires peuvent être établis dans d’autres provinces ou dans des territoires hors du Canada, et vos renseignements personnels pourraient alors être assujettis aux lois qui y sont en vigueur. Tous ces intervenants, qu’ils se trouvent ou non au Canada, sont tenus d’assurer, d’une manière conforme à notre politique de confidentialité, la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels vous concernant.

Comment protégeons-nous l’information?
Seuls les employés, mandataires et fournisseurs de services autorisés de Groupe Reformulary qui ont besoin de ces renseignements personnels pour accomplir leurs fonctions y ont accès.

Nous avons mis en place et continuons d’élaborer des dispositifs propres à assurer la protection des renseignements personnels contre les risques de perte, de vol, de communication non autorisée, de reproduction, d’utilisation inappropriée ou d’altération. Nous appliquons des dispositifs de protection correspondant au type de documents, y compris les documents électroniques ou sur support papier, des mesures de type organisationnel comme les contrôles de sécurité et la limitation de l’accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions et des dispositifs technologiques tels les mots de passe et le chiffrement. Nous veillons à assurer la protection de tous les types de renseignements, mais il va sans dire que les renseignements les plus délicats, comme les renseignements médicaux, font l’objet des mesures de protection les plus strictes.

Votre droit d’accéder à vos renseignements personnels
Vos droits
Vous avez le droit de nous demander si nous possédons des renseignements personnels à votre sujet et d’en prendre connaissance, tel que le prescrit la loi.

Vous avez aussi le droit de savoir :

• de quelle manière nous recueillons vos renseignements personnels,
• comment nous les utilisons, et
• à qui ils auraient pu être communiqués.

Dans certaines circonstances, il se peut que Groupe Reformulary ne soit pas en mesure de vous fournir tous les renseignements que vous avez demandés. Il se peut aussi que des frais soient exigés pour la reproduction des renseignements personnels demandés.

Comment demander une mise à jour ou une correction
Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander d’y apporter des modifications.

Si vous établissez que les renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires.

Si vous estimez que les changements n’ont pas été apportés à votre satisfaction, vous pouvez avoir recours à notre processus de traitement des plaintes.

Comment présenter une plainte
Vous pouvez présenter une plainte relativement aux renseignements personnels en communiquant directement avec le responsable chez Groupe Reformulary. Nous vous expliquerons la marche à suivre et nous ferons enquête dans tous les cas de plainte. Si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation, allant même jusqu’à modifier notre politique et nos pratiques au besoin. Nous vous informerons également des autres moyens dont vous pouvez vous prévaloir pour présenter une plainte.

Pour plus de renseignements
Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité, par téléphone, au 416-519-9729, ou par courriel, à privacyofficer@reformulary.com.

Règle 1 – Responsabilité
Tout employé de Groupe Reformulary est responsable des renseignements personnels dont il a la charge et est responsable de l’application des présentes règles.

Règle 2 – Détermination de l’objectif
L’objectif de la collecte des renseignements personnels est déterminé au moment où les renseignements sont recueillis ou avant.

Règle 3 – Consentement
Les renseignements personnels ne peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués sans que la personne concernée en soit préalablement informée et que son consentement ait été obtenu, à moins que des motifs d’ordre juridique ou relevant de la sécurité ne le justifient.

Règle 4 – Renseignements pouvant être recueillis
Les renseignements personnels recueillis doivent se limiter à ceux qui sont nécessaires à l’atteinte de l’objectif identifié. Ils doivent être obtenus en recourant à des pratiques conformes à la loi et équitables.

Règle 5 – Utilisation, communication et conservation des renseignements
Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés, communiqués ou conservés que dans la poursuite de l’objectif pour lequel ils ont été recueillis, à moins que la personne n’ait consenti à ce qu’ils le soient autrement ou que la loi ne le permette ou le requière.

Règle 6 – Exactitude
Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que l’exige l’objectif de leur utilisation, tel qu’il aura été établi.

Règle 7 – Protection des renseignements
Les renseignements personnels sont protégés par des dispositifs appropriés, compte tenu de la délicatesse de l’information.

Règle 8 – Transparence
Groupe Reformulary met à la disposition de ses clients des renseignements précis touchant les principes directeurs et les pratiques de l’entreprise en matière de protection des renseignements personnels.

Règle 9 – Accès aux renseignements
Nous informons les personnes qui en font la demande de l’existence de renseignements personnels les concernant et sur la façon dont ils ont été utilisés et communiqués. Elles peuvent également avoir accès aux renseignements personnels les concernant, remettre en question l’exactitude ou le caractère complet de ces renseignements et y faire apporter des corrections, s’il y a lieu.

Règle 10 – Plaintes et suggestions
Toute personne peut présenter une plainte touchant la protection des renseignements personnels en communiquant avec le responsable de la confidentialité, par téléphone, au 416-519-9729, ou par courriel, à privacyofficer@reformulary.com.

Si la protection de vos renseignements personnels chez Groupe Reformulary vous inquiète, communiquez avec le responsable de la confidentialité, par téléphone, au 416-519-9729, ou par courriel, à privacyofficer@reformulary.com.

Notre déclaration de confidentialité en ligne
Nous avons à cœur la protection des renseignements personnels vous concernant. C’est pourquoi nous voulons que vous compreniez comment nous nous employons à protéger vos renseignements personnels et quelles sont les données que nous recevons et recueillons lorsque vous visitez notre site Web.

Renseignements personnels et sécurité en ligne
Lorsque vous visitez le site Web de Groupe Reformulary, vous gardez l’anonymat à moins que vous ne choisissiez volontairement de révéler votre identité. Vous n’êtes pas tenu de fournir des renseignements personnels pour utiliser notre site Web, sauf pour les besoins d’une fonctionnalité donnée (par exemple, le formulaire « Contactez-nous »). Pour cette raison, nous suivons des processus et appliquons des mesures de protection matérielle et électronique afin de protéger vos renseignements personnels en ligne contre les risques d’utilisation inappropriée ou d’accès illicite.

Malgré les processus et les mesures de protection matérielle et électronique que nous utilisons et que nous croyons appropriés pour protéger vos renseignements personnels, tout système peut être exposé à des erreurs humaines ou opérationnelles. Plus particulièrement, comme Internet est un système ouvert, nous ne pouvons pas garantir et nous ne garantissons pas que les renseignements personnels que vous fournissez en ligne ne seront pas usurpés, interceptés, modifiés, supprimés ou utilisés par d’autres personnes.

Collecte des données ligne : améliorer et évaluer les capacités et l’efficacité du site Web
Comme de nombreuses autres organisations, Groupe Reformulary recueille parfois des données sur la façon dont les visiteurs explorent ses site et portail Web, notamment le nombre de nouveaux et d’anciens visiteurs, les pages qui sont visitées, la durée de la visite et ainsi de suite. Tous ces renseignements sont groupés et ils sont utilisés pour améliorer le rendement et les capacités de nos site et portail Web, offrir aux visiteurs une meilleure expérience, analyser les tendances, suivre les mouvements sur le site Web, générer des rapports généraux et évaluer l’intérêt suscité par nos campagnes de marketing en ligne.

Collecte passive de renseignements
Le site Web utilise différentes technologies pour recueillir passivement des renseignements sur vous lorsque vous le consultez (c’est-à-dire que vous ne fournissez pas ces renseignements volontairement). De telles technologies permettent au site de recueillir une gamme de renseignements non personnels, y compris votre adresse de protocole Internet (IP) (un identifiant unique qui est automatiquement attribué à votre ordinateur lorsque vous vous branchez à Internet), le type de navigateur Web et le système d’exploitation que vous utilisez, la date et l’heure où vous êtes sur le site Web, les pages spécifiques que vous consultez sur le site Web, et l’adresse du site Web que vous avez consulté avant de venir sur le site Web.

Groupe Reformulary peut utiliser de tels renseignements recueillis passivement à diverses fins, comme pour administrer le site Web, personnaliser le site selon vos préférences, et compiler des statistiques générales à des fins de marketing et de recherche. Groupe Reformulary Inc. se réserve le droit absolu d’utiliser ces renseignements non personnels recueillis passivement, notamment pour : analyser les tendances, suivre les mouvements sur le site et générer des rapports généraux.

Les technologies de « collecte passive de renseignements » que nous utilisons pourraient inclure les « témoins ». Les témoins sont de petits fichiers texte qui stockent des renseignements sur vos interactions avec un site Web particulier, soit de façon temporaire (appelés témoins « temporaires » ou « volatils », et supprimés lorsque vous fermez votre fenêtre de navigation) ou de façon plus permanente sur le disque dur de votre ordinateur (appelés témoins « permanents » ou « persistants »). Les témoins peuvent faciliter l’utilisation d’un site Web en permettant aux serveurs d’accéder rapidement à certains renseignements. Les témoins « volatils » peuvent être utilisés pour aider le fureteur d’un utilisateur à naviguer sur un site Web plus facilement et pourraient apparaître si l’utilisateur provient d’un site Web avec qui le site Web subséquent a une certaine relation (par exemple, le site Web d’une société affiliée) et peuvent donner des renseignements utiles. Les témoins « persistants » peuvent être utilisés pour personnaliser un site Web pour un utilisateur, comme en stockant les mots de passe, les préférences, ainsi que l’information sur l’inscription et le compte afin que les utilisateurs n’aient pas à les saisir chaque fois qu’ils visitent un site Web.

Le site Web utilise des témoins temporaires ou volatils ainsi que des témoins persistants ou permanents pour stocker l’information qui permet à Groupe Reformulary de vous offrir un meilleur service et de faciliter votre navigation sur le site Web. Pour rendre le site Web plus facile à utiliser, Groupe Reformulary Inc. peut combiner les renseignements recueillis par les témoins aux renseignements personnels. Veuillez noter que, si vous configurez votre fureteur pour refuser les témoins, vous pourriez ne pas être en mesure d’accéder à certaines fonctions ou sections importantes du site Web ou de profiter de certaines commodités sur le site Web.

Collecte active de renseignements
À certains endroits sur le site Web, vous pouvez choisir de fournir certaines informations, incluant des renseignements personnels tels que votre nom et votre adresse de courriel ainsi que d’autres types de renseignements personnels. Tous les renseignements que vous fournissez sur le site Web sont fournis à votre choix dans le cadre de votre utilisation du site Web lorsque vous utilisez les outils interactifs qui peuvent y être disponibles. Eu égard à tout contenu ou toute information que vous soumettez volontairement sur le site Web, vous insinuez, représentez et garantissez par la présente que vous avez le droit de le faire, sans limite ou restriction.

Dans tous les cas, en soumettant des renseignements via un « point de collecte active de renseignements » sur le site Web, vous consentez expressément à la collecte, à l’utilisation et à la publication de ces renseignements aux termes de la présente politique de confidentialité. Un « point de collecte active de renseignements » sur le site Web peut inclure :

1. Mécanismes de réponse par courriel
   Le site Web met à votre disposition un ou plusieurs mécanismes via courriel aux termes duquel ou desquels vous pouvez commenter ou poser des questions. Les renseignements que vous fournissez par l’entremise de ces mécanismes sont tout à fait facultatifs. Groupe Reformulary peut utiliser les renseignements soumis dans votre courriel pour répondre à vos questions, et Groupe Reformulary se réserve le droit de retenir tout renseignement contenu dans votre courriel, incluant votre nom, votre adresse de courriel et tout commentaire ou tout autre renseignement fourni à même ce mécanisme de courriel.
2. Formulaires pour questions, commentaires et impressions
   Le site Web peut contenir un formulaire que vous pouvez utiliser pour soumettre vos questions, commentaires ou impressions sur Groupe Reformulary et les services qu’elle offre, ainsi qu’à tout autre sujet pertinent. Groupe Reformulary utilise cette information pour améliorer le site Web ou à des fins de marketing et de recherche. La majeure partie des renseignements que vous fournissez par l’entremise de ces formulaires sont facultatifs, mais sachez que vous devez fournir certains renseignements personnels qui permettent de vous identifier, tels que vos nom et adresse de courriel, si vous désirez que Groupe Reformulary réponde à votre demande.
3. Infolettre
   Groupe Reformulary utilise son infolettre pour rester en contact avec ses clients actuels et potentiels et pour leur fournir des renseignements sur le secteur. Pour vous fournir ce service, nous aurons besoin de votre adresse de courriel et d’autres renseignements personnels, tels que vos nom, titre, adresse professionnelle et numéro de téléphone professionnel.
   
   Si jamais vous décidez que vous ne voulez plus recevoir notre infolettre, vous n’avez qu’à cliquer sur le lien au bas de celle-ci pour vous en désabonner. Nous retirerons alors votre adresse de courriel de notre liste d’envoi, et nous ferons de même pour vos nom, titre, adresse professionnelle et numéro de téléphone professionnel, sur demande.
   
   Groupe Reformulary NE vend PAS les adresses de courriel ni les autres renseignements à des tiers.
   
   Dans ces cas, nous suivons des processus et appliquons des mesures de protection matérielle et électronique afin de protéger vos renseignements personnels que vous nous fournissez en ligne contre les risques d’utilisation inappropriée ou d’accès illicite. Malgré les processus et les mesures de protection matérielle et électronique que nous utilisons et que nous croyons appropriés pour protéger vos renseignements personnels, tout système peut être exposé à des erreurs humaines ou opérationnelles. Plus particulièrement, comme Internet est un système ouvert, nous ne pouvons pas garantir et nous ne garantissons pas que les renseignements personnels que vous fournissez en ligne ne seront pas usurpés, interceptés, modifiés, supprimés ou utilisés par d’autres personnes.

Liens vers des sites Web externes
Afin d’offrir des renseignements complémentaires aux visiteurs de notre site Web, certains liens mènent vers des sites Web qui ne sont pas liés à Groupe Reformulary ou pris en charge par celle-ci. Nous ne surveillons donc pas les pratiques de ces tiers en matière de protection des renseignements personnels, et nous n’avons aucune autorité sur eux. Par conséquent, nous ne sommes nullement responsables des principes directeurs et des processus de ces sites en matière de collecte des données.

Collecte de renseignements personnels concernant des enfants
Le site Web de Groupe Reformulary ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas, en toute connaissance de cause, des renseignements concernant des enfants âgés de moins de 18 ans.

Veuillez noter que nous pouvons mettre à jour et modifier en tout temps la présente déclaration de confidentialité en ligne. Veuillez donc consulter cette section chaque fois que vous accédez à nos site et portail Web ou que vous les utilisez.

Contact
Si vous avez des questions sur les présentes conditions, veuillez utiliser la page « Contact » sur le présent site.

Coordonnées
55, rue York, bureau 1400
Toronto (Ontario) M5J 1R7
Téléphone : 416-519-9729
Télécopieur : 416-519-9731
Courriel : renseignements@reformulary.com