Politique de confidentialité de Groupe Reformulary
Ce que vous devez savoir à propos de notre engagement de protéger vos renseignements personnels.
Qu’est-ce que la confidentialité et pourquoi importe-t-elle?
La confidentialité va au-delà de la protection de l’information personnelle que vous nous fournissez en utilisant nos services ou notre site ou portail Web. Elle fait aussi référence à nos obligations à l’égard de la collecte, de l’utilisation et de la communication de cette information strictement pour l’objectif énoncé aux termes de la présente politique.
Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels.
Groupe Reformulary a pour mandat d’aider ses clients à maximiser la valeur de leur régime d’assurance médicaments. Dans le but de vous procurer ainsi qu’à nos clients les meilleurs services, il se peut que nous recueillions, utilisions ou communiquions des renseignements personnels à votre sujet. Notre politique de confidentialité établit des normes élevées en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels. De plus, nous faisons bien attention que ceux-ci demeurent exacts, confidentiels et en lieu sûr.
À notre politique de confidentialité s’ajoutent nos règles de confidentialité, notre déclaration de confidentialité en ligne ainsi que nos pratiques relativement à la gestion et à la protection des renseignements personnels.
La présente politique de confidentialité s’applique à l’information que vous pourriez fournir au moyen du site Web de Groupe Reformulary ou de son portail Web MédiGuide. Si vous avez des questions à son sujet, veuillez communiquer avec la personne qui en est responsable, par téléphone, au 416-519-9729, ou par courriel, à privacyofficer@reformulary.com.
Politique de confidentialité
Comment nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels
Nous ne vous demandons que les renseignements qui nous sont nécessaires
Nous ne recueillons que les renseignements qu’il nous faut compte tenu de l’objectif ci-dessous, dont nous vous avons informé. Nous ne les vendons en aucun cas.
Pourquoi l’information nous est-elle nécessaire?
En général, nous devons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour pouvoir :
- comprendre vos besoins,
- comprendre les besoins spécifiques de nos clients,
- analyser et interpréter l’information afin de maximiser la valeur des régimes d’assurance médicaments, et
- satisfaire aux exigences réglementaires ou contractuelles ainsi que mettre en œuvre des programmes de gestion de risques et des procédures liés à notre offre de services.
Nous veillons à ce que vous compreniez pourquoi il nous faut l’information en utilisant un langage clair et compréhensible.
Nous obtenons votre permission
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement.
Vous pouvez donner votre consentement verbalement ou par écrit, y compris par voie électronique, ou de façon implicite ou par l’entremise d’un représentant dûment autorisé.
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant, sous réserve des restrictions prévues par la loi et par tout contrat pertinent, moyennant un préavis suffisant.
Nous vous demandons votre consentement avant de recueillir ou de communiquer tout renseignement d’ordre médical vous concernant. Ces renseignements ne sont partagés avec nul autre, à moins que vous y ayez consenti.
Avant de communiquer des renseignements à des tiers, autres que des mandataires ou des fournisseurs de services qui en ont besoin, ou sauf si la loi l’exige ou que nous estimons qu’il le faut pour respecter la loi, nous vous demandons votre consentement et nous vous informons alors de l’identité de ces tiers, du type de renseignements que nous devons leur communiquer et de la raison pour laquelle nous le faisons.
Nous ne conservons l’information que pour une période limitée
Nous ne conservons les renseignements personnels à votre sujet en notre possession que pour la période nécessaire sur le plan légal et opérationnel.
Quand nous détruisons des renseignements personnels, nous utilisons des mesures de sécurité pour éviter que toute personne non autorisée y ait accès.
Nous protégeons vos renseignements personnels
Nous sommes responsables de l’information
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, y compris ceux qui ont été communiqués à un mandataire ou à un tiers fournisseur de services pour nous permettre de vous fournir un service. Dans certains cas, nos employés, nos fournisseurs de services et nos mandataires peuvent être établis dans d’autres provinces ou dans des territoires hors du Canada, et vos renseignements personnels pourraient alors être assujettis aux lois qui y sont en vigueur. Tous ces intervenants, qu’ils se trouvent ou non au Canada, sont tenus d’assurer, d’une manière conforme à notre politique de confidentialité, la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels vous concernant.
Comment protégeons-nous l’information?
Seuls les employés, mandataires et fournisseurs de services autorisés de Groupe Reformulary qui ont besoin de ces renseignements personnels pour accomplir leurs fonctions y ont accès.
Nous avons mis en place et continuons d’élaborer des dispositifs propres à assurer la protection des renseignements personnels contre les risques de perte, de vol, de communication non autorisée, de reproduction, d’utilisation inappropriée ou d’altération. Nous appliquons des dispositifs de protection correspondant au type de documents, y compris les documents électroniques ou sur support papier, des mesures de type organisationnel comme les contrôles de sécurité et la limitation de l’accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions et des dispositifs technologiques tels les mots de passe et le chiffrement. Nous veillons à assurer la protection de tous les types de renseignements, mais il va sans dire que les renseignements les plus délicats, comme les renseignements médicaux, font l’objet des mesures de protection les plus strictes.
Votre droit d’accéder à vos renseignements personnels
Vos droits
Vous avez le droit de nous demander si nous possédons des renseignements personnels à votre sujet et d’en prendre connaissance, tel que le prescrit la loi.
Vous avez aussi le droit de savoir :
- de quelle manière nous recueillons vos renseignements personnels,
- comment nous les utilisons, et
- à qui ils auraient pu être communiqués.
Dans certaines circonstances, il se peut que Groupe Reformulary ne soit pas en mesure de vous fournir tous les renseignements que vous avez demandés. Il se peut aussi que des frais soient exigés pour la reproduction des renseignements personnels demandés.
Comment demander une mise à jour ou une correction
Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander d’y apporter des modifications.
Si vous établissez que les renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires.
Si vous estimez que les changements n’ont pas été apportés à votre satisfaction, vous pouvez avoir recours à notre processus de traitement des plaintes.
Comment présenter une plainte
Vous pouvez présenter une plainte relativement aux renseignements personnels en communiquant directement avec le responsable chez Groupe Reformulary. Nous vous expliquerons la marche à suivre et nous ferons enquête dans tous les cas de plainte. Si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation, allant même jusqu’à modifier notre politique et nos pratiques au besoin. Nous vous informerons également des autres moyens dont vous pouvez vous prévaloir pour présenter une plainte.
Pour plus de renseignements
Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité, par téléphone, au 416-519-9729, ou par courriel, à privacyofficer@reformulary.com.